Rapport de Stage

Alternance
2008/2010

Table des matières
Introduction 2
Remerciements 2
Présentation technique 2
Présentation de l’entreprise 3
Présentation de la société ItsWe 3
Présentation de l’équipe Ged 3
Mes activités au sein de l’entreprise 3
Hotline du système de gestion électronique des documents (GED) 3
L’utilisateur ne parvient pas à se connecter : 3Un document n’est pas accessible par l’utilisateur : 4
L’utilisateur demande d’hériter des droits que possède une autre personne : 4
Procédure habituel 4
A la recherche des fichiers corrompus : 4
La garantie de l’espace libre : 4
Maintenance d’application 5
Le projet CyberLink 5
Répartition des activités dans le temps 5
Bilan 5

Introduction
Durant mon projet de formation paralternance en bac +4, j’ai intégré pendant deux ans l’équipe Ged chez Arcelor Mittal et travaillé sur la hotline du Système de gestion électronique des documents ainsi que de divers outils permettant de faciliter leurs accès.
Ce poste fût l’occasion pour moi d’enrichir mes connaissances théoriques,

Remerciements
Présentation technique
Durant ma formation j’ai travaillé sur un environementwindows
Présentation de l’entreprise
Présentation de la société ItsWe
Présentation de l’équipe Ged
Le groupe Arcelor Mittal est pourvu d’une gestion électronique GED dont le but est de stocker les documents des différents utilisateurs. Le logiciel de GED utilisé, pratiquement dans toute l’Europe, par Arcelor Mittal est DM5 qui est le successeur de DocsOpen.
Les documents pouvant être de typedifférent, plusieurs modèles d’armoire de stockage électronique sont déclinés. Il existe ainsi 16 armoires bureautique, 12 armoire DOLMAIN (Documents Linked to MAINtenance) pour enregistrer la documentation et les plans concernant l’infrastructure et la maintenance des usines ainsi que 9 armoires d’archivage permettant le stockage de document administratifs (factures, contrats…). A la tête de chaquearmoire électronique existe un administrateur plus couramment appelé pilote qui est en fait un intermedia

Mes activités au sein de l’entreprise
Hotline du système de gestion électronique des documents (GED)
La hotline du système de gestion électronique des documents permet de résoudre les problèmes que peuvent rencontrer ses utilisateurs. L’utilisateur peut se heurter à des problèmes detous types dont voici la liste des principaux :
* L’utilisateur ne parvient pas à se connecter.
* Un document n’est pas accessible par l’utilisateur.
* L’utilisateur demande d’hériter des droits que possède une autre personne.
* L’application de GED à un comportement anormal sur le poste de l’utilisateur.
Lorsque c’est le cas, l’utilisateur prend alors contact avec la hotline GED ;pour se faire il peut soit effectuer un appel téléphonique à la hotline soit utiliser un formulaire intranet mis en place par notre équipe soit nous envoyer un email.
Après avoir reçu la description du problème, nous enregistrons la demande dans un progiciel de gestion de portefeuille appelé ChangePoint, nous envoyons ensuite le numéro de requête à l’utilisateur afin qu’il connaisse sous quelleréférence est enregistré sa demande si il souhaite nous relancer ultérieurement.
Une fois que la requête est enregistrée, l’un d’entre nous se l’affecte, si toutefois il dispose des compétences nécessaires pour la traiter et réagi comme suit en fonction des cas.
L’utilisateur ne parvient pas à se connecter :
Nous vérifions dans un premier temps s’il est bien déclaré dans la bonne armoire. Pour sefaire nous disposons d’une interface d’administrateur pour consulter les informations relatives à l’utilisateur ; certains d’entre nous préfèreront vérifier directement en base de données.
Si l’utilisateur n’est pas déclarer ou certaines informations relatives à son compte sont erronées nous prenons contact avec le pilote de l’armoire en question afin qu’il corrige les paramètres incorrects….