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LA GESTION DES ACHATS
1 – Les Etapes Du Cycle D’achat
Les étapes du cycle d’achat sont les différentes phases relatives au processus d’approvisionnement. Ainsi elles ses présentent comme suit :
a – L’expression Du Besoin :
Il s’exprime par l’émission provenant d’un service demandeur et par la vérification de son existence par le serviced’achat qu’il corresponde à un besoin économique.
b – La Gestion Des Fournisseurs
Qui est un ensemble d’actions qui permet de gérer, d’administrer et d’organiser
les fournisseurs. Elle commence par leur recensement et leur évaluation ce qui conduit à faire un choix. Cette étape prévoit en générale :
Un appel d’offre qui permet à l’entreprise de rechercher tous les fournisseurs potentiels dansle but d’avoir tous les avantages liés à la qualité et aux meilleurs prix.
L’évaluation des fournisseurs qui permet d’effectuer la sélection du fournisseur possible pour un certain achat.
La sélection des fournisseurs : Elle se fait selon les étapes suivantes : classification des fournisseurs potentiels, envie d’appel d’offre ou une consultation auprès de ceux-ci, la négociation, la sélectionfinale qui conduit à la passation de la commande.
c – Passation De La Commande
Le bon de commande doit exprimé clairement les intentions d’achat des deux parties et être valable devant la loi. A cet effet il renseigne :le nom et l’adresse de l’entreprise qui commande, le numéro de la commande et date, le nom et l’adresse du fournisseur, la date de livraison, les conditions de règlement, lasignature de l’acheteur, la description des quantités et articles ou fournitures commandés, le prix unitaire mentionné sur le catalogue, les instructions générales.
d – Réception De La Livraison
.
C’est la constatation de l’effectivité d’une commande. Il question ici de montrer le rôle de ce service et de préciser les différents contrôles à effectuer lors de la livraison. A cet effet un bon delivraison doit être remis à la réception de la commande par le fournisseur pour accuser réception.
e – Réception De La Facture.
Une procédure doit présenter clairement le cheminement d’une facture à l’arrivée dans l’entreprise. C’est ainsi qu’une facture peut parvenir soit au service d’achat soit au service comptable directement. Mais quelque soit le lieu de réception, un contrôle doit se faire avanttout règlement.
f – La Comptabilisation Du Paiement
Le paiement est l’action de une somme d’argent en exécution d’une obligation antérieur. Il doit être établit le document qui permet au fournisseur de se faire payer ; Ce document peut être un ordre de paiement en espèce, un chèque ou alors un ordre de virement et doit être enregistré avec maximum d’attention possible.
g – L’archivage De LaFacture Et Pièces Jointes
C’est la dernière étape du processus une fois que tout a été soldé, le dossier complet doit être constitué au service achats et conservé. Il y’a pour cela des raisons internes de gestion et de des justifications fiscales :
– sur le plan légal : il s’agit de conserver essentiellement les bon commandes et les factures, pour des raisons de secours ultérieurs possibles liésaux conditions de garantie et des raisons fiscales.
– sur le plan de la gestion interne : il s’agit d’enrichir le fichier fournisseur et en particulier de mettre à jour ses performances en vue d’un processus de sélection ultérieur. L’ensemble de ces procédures d’achat présente une chaîne de traitements administratifs, qui se présentent souvent de façon répétitive.
Source : cours d’auditachat-fournisseur 2ème Comptabilité Finance
III. Le budget achat.
III.1. Définition.
Le budget achat est une prévision des dépenses achats qui vont avoir lieu. Il est généralement réalisé sur une année. Il concerne les achats courants consommés pour la production et non les investissements. Il est essentiellement prévisionnel.
III.2 Pourquoi et comment établir un budget achat ?
Son intérêt est…