L’élaboration de la fiche de poste

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Guide pratique pour l’élaboration de la fiche de poste

Christine SCHMELTZ-OSCABY 40 Allée Ikinoak – 64210 Guethary tél.: 06 07 51 95 97 E-mail :[email protected]

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SOMMAIRE
La fiche de poste : définition, enjeux, finalités, agents concernés, conditions de succès, procédure. Comment remplir sa fiche de poste ? Annexes : – Exemple de fichede poste : gestionnaire des concours – Questions pour dire son travail – Verbes d’activité

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La fiche de poste

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Définition
La fiche de poste est un descriptif de la fonction exercée par un agent dans une structure donnée, en prenant en compte son environnement de travail notamment le service et l’encadrement éventuel. Une fiche de poste n’est ni une fiche d’emploi ni un profil deposte. Le poste est décrit tel qu’il est tenu en fonction de la mission confiée. La rédaction doit donner une photographie du poste actuel et non une vision prospective ou idéale.

Ses atouts
1. La fiche de poste est un outil de communication. Outil de gestion collective, la fiche de poste est un outil de communication : elle est l’occasion pour chaque agent d’un dialogue avec son supérieurhiérarchique direct et réciproquement. Le renseignement de la fiche fait l’objet d’une réflexion conjointe de l’agent et de son supérieur hiérarchique direct. En effet, ils détiennent ensemble les informations permettant d’appréhender réellement toutes les dimensions du poste. L’un des enjeux est de donner des repères partagés sur la fonction attendue par l’établissement. 2. La fiche de poste est unoutil de clarification. Elle permet non seulement la clarification des responsabilités de chacun sur des missions explicites mais aussi la clarification du mode d’organisation nécessaire pour une meilleure déclinaison des missions du service. 3. La fiche de poste est un outil facilitant le bilan de l’activité et la définition d’objectifs. Parler ensemble du travail, à partir du cadre qu’est la fichede poste, permet de faire un bilan de l’activité, de voir apparaître des difficultés et de définir des objectifs.

Ses finalités
Pour l’agent Elle permet de : • communiquer avec son supérieur hiérarchique sur son poste et faire connaître l’ensembles des activités qu’il effectue et ses contraintes, • avoir avec lui une discussion sur les évolutions souhaitables de son poste, • améliorer laconnaissance du service et l’appartenance à un service,
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•

prendre en compte le besoin de chaque personnel d’être partie prenante et responsabilisé dans son activité professionnelle.

Pour le service Elle favorise • la formalisation des situations de travail de chaque agent, • une meilleure connaissance des contributions de chacun, • l’amélioration de l’organisation du travail, • lareconnaissance de l’importance du rôle de l’encadrement, • l’émergence des projets de service.

Recommandations succès

et

conditions

de

La fiche de poste doit exister pour chaque agent. Elle est conçue par le supérieur hiérarchique et son collaborateur et en liaison avec ses collègues. Elle est rédigée dans le cadre global des missions du bureau, du service et la répartition des activitésde chacun. De fait, ce n’est pas une pièce confidentielle. Elle est rédigée de manière rigoureuse. La description du poste doit pouvoir informer de façon complète un lecteur qui ne connaîtrait pas le rôle de l’agent au sein de l’institution. Elle doit être précise tout en étant concise. Il ne s’agit pas de tout « dire » mais de sélectionner et hiérarchiser les activités essentielles. Elle estévolutive : datée et périodiquement réactualisée, notamment au cours de l’entretien d’évaluation. Elle est validée par le chef de service.

La procédure
Le supérieur hiérarchique explique collectivement les enjeux et la méthodologie de la fiche de poste. Dans un premier temps, l’agent et son supérieur hiérarchique direct préparent individuellement la rédaction de la fiche de poste. Puis, ils…