Déroulement technique à l’arrivée d’un groupe:

* Lorsque le groupe arrive à l’hôtel, il y’a un afflux important de clients dans le hall au même moment et il est impératif que les clients individuels n’ont souffrent pas.

* Le groupe est dirigé dans un salon spécialement conçu, ce qui lui permet d’attendre, se détendre, de se reposer avant de recevoir les directives du chef de groupe.* Le chef de groupe prend contacte avec le chef de réception pour les formalités d’usage, règle les questions diverses et se fait remettre une copie de la Rooming-list comportant les numéros des chambres attribuées à chaque membre du groupe, ainsi que les cartes d’accueil, les courriers individuel et la documentation.

* Le responsable du groupe donne les directives, remet le courrier,la documentation et la carte d’accueil, rappel les consignes à observés (particulier à l’hôtel) et fixe le prochain rendez- vous.

* Si le groupe est peu important, chaque personne pourra prendre la clé de sa chambre à la réception mais lorsque celui-ci est important, les clés des chambres auront été préalablement placées directement sur les portes.

* Les bagagistes – grâce à unexemplaire de la Romming- list marquent les bagages et les transportent jusqu’à leu destination.

Accueillir un groupe par le principe des 4C

1-préparation au service des réservations

La réservation d’un groupe est généralement planifiée longtemps a l avance. C’est un contrat ou chaque élément a fait l’objet d’un accord réciproque ce d
Osier se compose de la manière suivante

* -pagede garde synthèse des informations
* Verso de la page rooming list et bordereau de versement d’arrhes
* En regarde télex et télécopies successifs

Le dossier aura fait l objet d’un suivi régulier et de vérifications successives par la personne responsable.
1 2-préparation a la réception
1. Vérifier le dossier :
– les points litigieux
-lenombre des chambres nécessaires par rapport aux disponibilités
-les arrangements avec les services de restauration pour les petits-déjeuners et les repas
– les observations
2. Etablir une liste des chambres nécessaires avec heur a laquelle elles devront être disponibles.
3. Téléphoner a la gouvernante pour établir la liste définitif des chambres nécessaires
4. Bloquerles chambres
5. Etablir le rooming list
6. Préparer une enveloppe par chambre :
-indiqué
* les noms des clients
* Le nom de groupes
* La date d’arrivée
* La date de départ ;
-y insérer

* Une carte individuelle de bienvenue
* Les coupons pour les petits déjeuners et les repas
* La clef (lorsque les chambres ont été rendues par lagouvernante).
-prendre contact

Saluer et souhaiter la bienvenue a l’accompagnateur (tour leader).c’est le seul interlocuteur avec lequel le réceptionniste devra traiter.
* Tenir le reste du groupe a l’écart afin de ne pas obstruer la réception.

– prendre en charge

1) Prendre note du nom de groupe
2) S’enquérir des bonnes conditions de voyage pendant que vous recherchezle dossier de groupe
3) Demander éventuellement le voucher et a comparer
4) Résumer les éléments principaux de la réservation : -nombre de chambre par catégories
* Attention particulière

* Eliminer les problèmes liés a des convenances personelles.ils seront traités a ultérieurement. on a change jamais le numéro de la chambre mais uniquement le nom du client-assurer la continuité
-tout modification entrainent une rectification dans les gratuités devra être accompagné d’un télex de confirmation de la part de l’organisme organisateur après que tous les membres du groupe aient regagné leurs chambres. Toute nouvelle prise en charge est décidée par l’agence organisatrice.
a. Présenter le rooming list les numéro de chambre seront d’abord…