Les Fiches

Définition :

Une fiche est une feuille en papier fort qui permet de conserver des renseignements en vue d’un traitement ultérieur. Ces renseignements peuvent être :

o Soit desrenseignements Stables (nom, prénom, sexe…)
o Soit des renseignements dynamique ; ces renseignements sont reportés sur la fiche chaque fois que le fait est évolue. (situation de stock ou desclients..)

Les fiches sont très employées dans les bureaux. C’est un document très maniable. La fiche est un moyen pratique pour réunir les informations de toute nature.

On classe les fiches dans desfichiers adaptés à leurs usages. Elle facilite les réalisations de nombreux travaux, et permettent par une signalisation bien choisie d’attirer l’attention sur les travaux effectuer, les démarches àfaire…

La fiche est le système le plus rapide pour l’exécution des nombreux travaux :

o Elle est très facile à consulter
o Elle est rapidement classée
o Elle permet à tout instant defournir un renseignement demandé. (connaître les commandes en attente ou bien en cours d’exécution ou bien livrées..)

On peut dire que la fiche est la mémoire de l’entreprise, parce que sa fonctionest de conserver par écrit toutes les informations nécessaires à la bonne marche de celle-ci.

Avantages des fiches

o Elles occupent un volume réduit
o Elles sont aisément maniableso Si la personne chargée de classement est absente, une autre personne peut donner des renseignements
o L’extension d’un fichier est toujours possible
o Possibilité d’écrire desrenseignements à la machine ou bien à la main directement.

Inconvénients des fiches

o Les fiches peuvent se détériorer par l’usage, donc il suffit de les fabriquer en carton fort de très bonne qualitéet ça demande de l’argent
o Les fiches risquent de s’égarées (perdre) ou bine d’être mal reclassées
o Les fiches risquent d’être plus grandes ou plus petites pour les indications qu’elles…