RESPONSABLE DE LA GESTION ET SUIVI DES MARCHES

FICHE DE FONCTION

I. IDENTIFICATION DU POSTE
1- DESIGNATON : Responsable de la Gestion et Suivi des Marchés
2- UNITE DE RATTACHEMENT : Direction Générale

II. MISSIONS DEVOLUES AUX POSTE
* Gérer et contrôler les étapes d’exécution des marchés
* Assurer le suivi administratif et financier (en partie) des marchésIII. TACHES ESSENTIELLES

A. Fonctions Administratives
* Gérer les correspondances relatives aux marchés (bordereaux, lettres explicatives, réclamations…).
* Veiller au respect des clauses contractuelles, des délais, des conditions d’exécution des marchés et de leur clôture (livraisons, installation, maintenance préventive sous garantie, réceptions provisoire et définitive, maintenancepost-garantie….) Et alerter/prévenir la DG de l’imminence des dates limites.
* Assurer le contact avec les clients pour toutes les questions relatives aux marchés.
* Mettre périodiquement à la disposition de la direction générale un état de suivi des marchés.

B. Fonctions Financières

* Mettre en œuvre les politiques de financement relatives aux marchés définies par laDirection Générale (domiciliations bancaires, avances sur marchés, avances sur factures…).
* Etablir les cautions bancaires, contrôler leur délai de restitution et mettre périodiquement à la disposition de la Direction Générale un état de suivi des restitutions prévues et effectives.
* Contrôler la facturation des marchés (depuis l’émission de la facture jusqu’à son paiement).

PROCEDURESRELATIVES A LA GESTION ET SUIVI DES MARCHES

PROCEDURE DE PREPARATION DES CONTRATS DE MARCHE

INTERVENANT | OP N° | DESCRIPTION DE L’OPERATION | DOCUMENTS UTILISES | OBSERVATIONS |
Responsable MarchésIngénieur technico-commercialResponsable MarchésDGCoursierResponsable MarchésAgent Comptable, DGCoursierResponsable Marché | 12 3456789101112131415161718192021222324252627 | Recevoir le contrat demarché Procéder à la vérification de la conformité des clauses administratives du contrat de marché avec le cahier des charges : * Les pièces à enregistrer * L’objet du marché * Prix unitaires et montant total des prestations * Délais d’exécution * Calcul des pénalités * Modalités de paiement * Montant des cautions et délais de restitution * Délais de garantie/type de matériel etprestations couvertes durant la période de garantie.Procéder à la vérification de la conformité des spécifications techniques du contrat de marché avec l’offre initiale.En cas de non-conformité ; retourner le contrat au client avec une lettre explicativeRecevoir la nouvelle version du contrat et la valider suivant les opérations N°1 & 2Créer un nouveau dossier de marché pour classement enindiquant sur la page de garde: * La référence du marché et de l’appel d’offre * N° des Lots * Matériel acquisRésumer et Enregistrer le marché dans l’état de suivi des marchés en coursRéunir les pièces constitutives du contrat de marché conformément aux exigences du client : * Soumission * Bordereaux des prix * Offre financière et technique * Cahier des clauses administratives ettechniques particulières * Cahier des chargesTirer le contrat et les pièces complémentaires en autant d’exemplaires que nécessaireApposer sur les pages à signer sous la mention « fournisseur » ou « RSM Ahmed Mansour & Associés » : * le cachet du signataire RSM Ahmed Mansour & Associés (fonction et nom) selon le représentant légal désigné par le client dans le contrat (DG) * La datede signature (avec dateur)Apposer sur toutes les pages constitutives du contrat le cachet de RSM Ahmed Mansour & Associés : * Sur les pages à parapher : en bas de la page à droite pour les contrats en langue française et en bas à gauche pour les contrats en langue arabe * Sur les pages à signer : directement sous le nom du signataire RSM Ahmed Mansour & Associés.Faire parapher et…