ELABORER LES TABLEAUX DE BORD
Les tableaux de bord sont des outils utiles à la mise en œuvre d’une démarche de pilotage. Ils doivent former un ensemble adapté aux besoins de chacun et cohérent dans son orientation générale et dans son contenu, fournissant un langage commun de gestion aux différents acteurs de la collectivité.

Définition
Le tableau de bord est un ensemble d’indicateurs peunombreux conçus pour permettre aux gestionnaires de prendre connaissance de l’état et de l’évolution des systèmes qu’ils pilotent et d’identifier les tendances qui les influenceront sur un horizon cohérent avec la nature de leurs fonctions (Henri Bouquin « Le contrôle de gestion » 2003). C’est un outil de pilotage qui souligne l’état d’avancement dans lequel se trouve le processus afin de permettreau responsable de mettre en place des actions correctives.

Caractéristiques
? Il existe deux types de tableaux de bord : – Destiné au reporting, servant à rendre des comptes sur les résultats obtenus et à dialoguer entre niveaux hiérarchiques (et souvent aussi entre fonctions). Il contient l’ensemble des indicateurs stratégiques ainsi que les indicateurs opérationnels les plus pertinents pourapprécier de l’adéquation de l’action à l’objectif stratégique. C’est une vision verticale des résultats. – Destiné au pilotage du service, permettant de suivre l’avancement des plans d’action et les résultats obtenus par ceux-ci (contribution aux résultats de l’entité). Ces derniers ont vocation à rester en diffusion interne à la collectivité. La vision donnée est multidimensionnelle. Un tableaude bord utile contient généralement 4 éléments essentiels : – un tableau rassemblant les indicateurs pertinents ; – un graphique pour présenter l’information la plus représentative des données du tableau ; – un commentaire clair, précis et concis donnant des indications sur les actions achevées, en cours, et à venir ; – un encart de références avec les coordonnées de l’émetteur et les sourcesutilisée ; Une bonne conception implique : – une qualité des données ; – une limitation à l’essentiel ; – une présentation lisible et interprétable, accessible à ses destinataires qui ne sont pas forcément des techniciens des chiffres ; – une mise à jour périodique régulière adaptée aux besoins ; – qu’il soit évolutif c’est-à-dire qu’il prévoit des modalités d’actualisation ; – un raisonnement entermes prévisionnels en pensant toujours à l’adaptation aux évolutions futures et en ne se contentant pas d’accumuler des informations sur le passé ; – une restitution à faibles coûts et dans des délais corrects permettant la fonction d’alerte ; – un climat de confiance et une adhésion à l’outil sont essentiels.

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Conditions de mise en œuvre
La construction des tableaux de bord peut sefaire selon différentes méthodes, plus ou moins centralisées ou décentralisées : 1. Démarche de bas en haut ; construction de tableaux de bord opérationnels, service par service, projet par projet : – Que produit le service tant en quantité qu’en qualité : définition des mesures de volume d’activité, de qualité de service rendu et d’efficience au niveau des différentes activités du service ; -Combien coûte-t-il et combien coûtent ses différentes activités et ses différentes ressources : définition des mesures de coût permettant de s’assurer d’une bonne gestion des ressources ; – Quels sont les objectifs poursuivis : définition des mesures d’efficacité permettant d’assurer un pilotage des impacts, des résultats de l’action menée. Démarche de haut en bas ; on part d’objectifs stratégiquesdéfinis au niveau central pour déployer ces objectifs dans les différents services : – Expliciter les objectifs stratégiques du service ; – Associer des indicateurs de résultat à ces objectifs ; – Identifier les principaux processus et projets en œuvre dans le fonctionnement du service et présentant des enjeux significatifs ; – Déployer les objectifs stratégiques sur chaque processus et projet et…